Il est vrai qu’un logiciel de gestion de projet aide énormément dans l’ordonnancement des tâches, la définition des priorités et le planning de chaque collaborateur. Mais si ce programme n’est pas utilisé à bon escient, il est possible qu’il n’apporte aucune valeur ajoutée à votre organisation. Pour maximiser ainsi les prouesses de cet outil, voici quelques recommandations pratiques que vous devrez adopter.
Bien clarifier le paramétrage du logiciel gestion de projet
De manière classique, on décompose le projet en plusieurs étapes nommées « cycles de vie ». Et pour optimiser les performances de votre logiciel, il faut que ces phases soient bien distinctes dès le paramétrage de ce dernier. Si vous avez besoin d’aide pour ce faire, n’hésitez pas à vous rendre sur ledigitalizeur.fr. Vous y trouverez toutes les astuces à connaître pour une utilisation optimale de votre programme. Mais dans tous les cas, sachez que les étapes de base à intégrer au processus sont le lancement, la planification, la réalisation, la vérification et la clôture.
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Dresser la liste des tâches
Lorsque les paramètres du projet sont clarifiés, n’oubliez pas de diviser celui-ci en séquences. Commencez d’abord par fixer les étapes intermédiaires afin de dégager les périodes clés du projet. Puis, en vous basant sur ces « jalons », définissez une liste de tâches détaillée. Dans le cadre de cette planification, vous pouvez procéder de manière chronologique ou en rétroplanning.
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Planifier des séances d’évaluation
Les jalons marquent la fin d’une étape du projet avant de passer à une autre. Pour que tout le monde soit ainsi au même niveau d’information, il est nécessaire de programmer des réunions ou des briefs à chaque fois qu’une tâche se termine.
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Constituer l’équipe en charge du projet dès le paramétrage
Toujours dans le cadre du paramétrage, sachez qu’il est aussi nécessaire de constituer l’équipe qui est chargée du projet. Après avoir inséré les qualifications de chacun dans le logiciel, le responsable est tenu d’attribuer le bon rôle à la bonne personne. Cette étape est en effet cruciale afin d’atteindre un niveau de productivité optimal. Elle permettra également au programme d’identifier les ressources les plus adaptées en cas d’imprévus, d’urgence ou de changement de planning au dernier moment.
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Définir la manière de déterminer la stratégie
Pensez à définir vos stratégies en fonction de vos objectifs. Pour ce faire, vous pouvez opter pour une méthode linéaire pour une démarche sur le long terme ; ou choisir une méthode agile pour vous montrer plus réactif face aux imprévus. Sinon vous pouvez également intégrer les réseaux sociaux à votre programme et faire en même temps de l’inbound marketing pour entretenir votre image de marque. Dans tous les cas, lorsque vous définissez vos objectifs, accompagnez-les toujours de dates précises, car le choix des stratégies à adopter va en dépendre.
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Intégrer le facteur temps au programme
Pour prendre le facteur temps en considération, les plus utilisés sont le réseau PERT et le diagramme de GANTT. Ces deux méthodes ont l’avantage d’autoriser le suivi d’un projet dans le respect des délais d’accomplissement de chaque tâche. Comme elles affichent en détail l’évolution des missions en temps réel, elles permettent ainsi de recalculer les échéances si besoin, même durant la phase d’exécution.
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Allouer les ressources et le budget
Mise à part la gestion du planning, il est aussi important de bien gérer les ressources humaines et le budget. Pour ce faire, vous pouvez concevoir des calendriers parallèles pour le planning des congés futurs par exemple. Dans cette même optique, misez sur les tableaux pour mieux manager les imprévus budgétaires. Il faut que ces outils soient mis en place dès l’étape de planification, car la phase d’exécution ne vous laissera peut-être plus cette possibilité.
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Fixer les résultats attendus
Les résultats attendus sont subdivisés en plusieurs critères rassemblés dans un backlog ou un cahier des charges. Ce sont ces paramètres qui vont donner un premier aperçu de l’atteinte des résultats par rapport aux prévisions. Si vous fixez des résultats réalistes, il vous sera plus facile d’imaginer déjà le prochain séquençage du planning.
L’application à la lettre de ces bonnes pratiques permettra d’assurer l’efficacité de votre logiciel de gestion de projet. S’il y a des aspects de l’outil qui vous paraissent compliqués, n’hésitez pas à vous tourner vers des professionnels dans le domaine.
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